iip albanjary's note

6 Cara hemat ruang untuk Outlook 2007 February 5, 2010

Menggunakan Microsoft Outlook  2007 untuk mengatur email memang asyik. Sayangnya, fasilitas ini sering dibatasi dengan ukuran mailbox yang tidak besar. Apalagi jika kita rajin ikut banyak milis atau mencantumkan email kita untuk membaca notifikasi dari account facebook.

Cobalah cara-cara di bawah ini supaya pekerjaan Outlook jadi tidak terganggu gara-gara overload kapasitas:

1. Membuat folder khusus untuk email yang sangat penting.  Supaya hemat waktu, buatlah filter otomatis yang bisa diatur berdasarkan pengirim, subject dll
2. Cek inbox dan buang email tidak penting yang size-nya besar. Caranya, klik kanan pada inbox bar dan setting arranged by size, dan centang show in groups juga. Dengan pilihan ini,maka daftar surat yang masuk akan diurutkan dan dikelompokan berdasarkan size. Buang kelompok surat yang berukuran huge (> 5 MB) atau large  (1-5 MB)
3. Cek folder Sent Item. Kebanyakan dari kita senang menyimpan email yang sudah dikirimkan demi dokumentasi di kemudian hari. Tapi tidak semua email perlu kita dokumentasikan, pilih saja yang penting, dan seleksilah dengan metode seperti no 3 di atas.
4. Cek deleted items. Folder ini juga mengurangi kapasitas penyimpanan email. Setelah pembersihan inbox dan sent item, kosongkan juga Deleted item ini dengan memilih opsi di menu klik kanan
5. Buatlah personal folder yang akan menyimpan email kita di harddisk laptop dan komputer. Simpan email-email yang sangat penting ke personal folder.
6. Gunakan fasilitas archieve (Tools>Options>Others>AutoArchieve)

Nah segitu dulu ya.

PS. Thanks to Adaapayep, Bundadontworry, Udinmoro dan Yani